Strona internetowa dla biura rachunkowego: jak opisać usługi, cennik i przejęcie księgowości, żeby przedsiębiorca zadzwonił

Jakie usługi i dla kogo? Zakres obsługi na pierwszym ekranie

Pierwszy ekran powinien odpowiedzieć na dwa pytania: jakie formy księgowości prowadzisz i dla jakich firm. Przedsiębiorca nie szuka „kompleksowych usług księgowych”, tylko kogoś, kto rozliczy jego ryczałt, książkę przychodów i rozchodów, pełne księgi spółki albo wypłaty dla trzech pracowników.

Dobrze sprawdza się krótka lista usług z jednym zdaniem wyjaśnienia przy każdej: ryczałt ewidencjonowany, księga przychodów i rozchodów, pełna księgowość, kadry i płace, rozliczenia VAT, sprawozdania finansowe. Pod nią dopisz, z kim pracujesz najczęściej. Jednoosobowe działalności usługowe, sklepy internetowe, firmy budowlane czy spółki z o.o. mają inne potrzeby, a klient chętniej wybiera biuro, które zna jego branżę.

Napisz także, czego nie robisz. Jeśli nie obsługujesz spółek akcyjnych, rolników albo firm z rozbudowanym handlem zagranicznym, powiedz to od razu. Oszczędzisz sobie telefonów, które i tak skończyłyby się odmową.

Cennik biura rachunkowego: od czego zależy cena

Najuczciwszy cennik biura rachunkowego pokazuje, od czego zależy cena, a nie tylko jedną kwotę „od”. Klient rozumie, że miesięczny ryczałt bez pracowników kosztuje mniej niż pełne księgi spółki z kilkunastoma etatami, ale chce wiedzieć, do której grupy trafi.

Praktyczny układ to kilka progów opisanych prostymi parametrami: forma opodatkowania, liczba dokumentów księgowych w miesiącu, liczba pracowników lub zleceniobiorców, czynny podatnik VAT lub nie. Przy każdym progu podaj cenę netto albo przedział i dopisz, co obejmuje. Czy deklaracje i rozmowy z urzędem skarbowym są w cenie? Ile kosztuje dodatkowy dokument ponad limit? Czy roczne zeznanie albo sprawozdanie finansowe rozlicza się osobno?

Jeśli nie chcesz publikować cen, zostaw przynajmniej opis czynników i krótki formularz wyceny. Wystarczą w nim cztery pytania: forma prawna, forma opodatkowania, przybliżona liczba dokumentów i liczba pracowników. Taki formularz daje Ci dane do wyceny, a klientowi poczucie, że odpowiedź przyjdzie szybko i będzie konkretna.

Przejęcie księgowości od innego biura

Przejęcie księgowości warto opisać osobno, bo wielu klientów trafia do biura właśnie w momencie zmiany. To często najbardziej stresujący moment współpracy: przedsiębiorca nie wie, jakie dokumenty zabrać od poprzedniej księgowej i czy zmiana w połowie roku jest w ogóle możliwa.

Opisz kolejne kroki tak, jak wyglądają u Ciebie. Zwykle są to: rozmowa o obecnej sytuacji firmy, podpisanie umowy i pełnomocnictw, odbiór dokumentów i danych od poprzedniego biura, sprawdzenie ostatnich rozliczeń i ustalenie pierwszego miesiąca, za który odpowiadasz. Podaj, ile dni przed końcem miesiąca klient powinien się zgłosić, żeby zmiana przeszła spokojnie.

Dołącz listę rzeczy do przygotowania, na przykład dostęp do konta bankowego firmy, ostatnie deklaracje, ewidencję środków trwałych i dane pracowników. Lista na stronie nie zastąpi rozmowy, ale skraca pierwsze spotkanie i pokazuje, że zmiany księgowej robisz regularnie.

Jak klient przekazuje dokumenty i jak się z Wami kontaktuje?

Sposób przekazywania dokumentów to dla wielu klientów najważniejszy szczegół codziennej współpracy. Jedni chcą zostawiać segregator w biurze, inni wysyłać zdjęcia faktur z telefonu albo dawać dostęp do programu do fakturowania.

Napisz, jakie formy przyjmujesz i jaki obowiązuje termin, na przykład do którego dnia miesiąca czekasz na komplet dokumentów. Dodaj, kto jest opiekunem klienta, w jakich godzinach odbierasz telefon i jak szybko odpowiadasz na maile. Biuro, które jasno określa te zasady, rzadziej słyszy pretensje o opóźnione rozliczenie.

Formularz kontaktowy na stronie powinien służyć do umówienia rozmowy, a nie do przesyłania dokumentów. Wyciągi bankowe, listy płac i dane pracowników klient przekaże później, kanałem, który kontrolujesz. Jak pisać opisy usług językiem klienta, pokazujemy w poradniku jak napisać teksty na stronę firmową.

Ubezpieczenie OC i kwalifikacje: co napisać, żeby klient zaufał

Zaufanie budujesz konkretami, które klient może sprawdzić: ubezpieczeniem OC, doświadczeniem zespołu i formalnymi kwalifikacjami. Ogólne hasło o „wieloletnim doświadczeniu” niewiele mówi przedsiębiorcy, który powierza Ci pieniądze i kontakty z urzędem.

Ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla przedsiębiorców, którzy usługowo prowadzą księgi rachunkowe. Według rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość w złotych 10 000 euro na jedno zdarzenie. Obowiązek powstaje najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności. Na stronie wystarczy zdanie, że biuro ma takie ubezpieczenie, a jeśli suma jest wyższa od minimalnej, możesz ją podać.

Od 10 sierpnia 2014 r. Ministerstwo Finansów nie wydaje już certyfikatów księgowych. Osoby wykonujące te czynności muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych i nie mogą być prawomocnie skazane za przestępstwa wymienione w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości. Certyfikaty wydane wcześniej nadal potwierdzają kwalifikacje, więc jeśli je masz, pokaż je na stronie razem z numerem. Uzupełnij to studiami, kursami i latami pracy w konkretnych obszarach, na przykład w kadrach i płacach.

Doradca podatkowy, księgowa, biuro: jak się nazywać na stronie

Na stronie biura rachunkowego używaj tylko tych nazw zawodów, do których masz prawo. Ustawa o doradztwie podatkowym stanowi, że tytuł „doradca podatkowy” podlega ochronie prawnej, a prawo do niego daje wpis na listę doradców podatkowych.

Ta sama ustawa zastrzega dla podmiotów uprawnionych zawodowe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych. Zastrzeżone jest też między innymi reprezentowanie podatników przed organami i sądami. Prowadzenie ksiąg i sporządzanie deklaracji w imieniu klienta nie należą do tej zamkniętej grupy. Dlatego w opisie usług lepiej pisać o „prowadzeniu księgowości i rozliczeń”. Hasło „doradztwo podatkowe” zostaw na usługę, którą świadczy ktoś wpisany na listę.

Jeśli współpracujesz z doradcą podatkowym albo zatrudniasz go w biurze, przedstaw tę osobę z imienia i nazwiska oraz numerem wpisu. Klient zobaczy wtedy, kto odpowie na trudniejsze pytania, a Ty unikniesz sformułowań, które mogłyby sugerować uprawnienia, których biuro nie ma.

Identyfikacja klienta na początku współpracy

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Generalny Inspektor Informacji Finansowej wymienia wśród takich instytucji podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe. Przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych muszą one stosować środki bezpieczeństwa finansowego.

Dla klienta oznacza to, że na początku współpracy biuro poprosi o dokument tożsamości. Przy spółce poprosi też o informacje pozwalające ustalić beneficjenta rzeczywistego, czyli osobę, która faktycznie ją kontroluje. Warto wspomnieć o tym na stronie w opisie pierwszych kroków. Jedno zdanie wyjaśnienia sprawia, że prośba o dowód osobisty nie zaskakuje nowego klienta i nie wygląda na nadmierną ostrożność.

Wizytówka w Google i dane firmy

Biura rachunkowe wybiera się często lokalnie, więc oprócz strony warto mieć Profil Firmy w Google z adresem biura, godzinami pracy i kategorią działalności. Jak go założyć i uzupełnić, opisujemy w poradniku o Profilu Firmy w Google.

Na samej stronie umieść pełne dane biura: firmę, NIP, adres i kontakt, a przy spółce także dane z rejestru. Biuro, które pilnuje formalności u klientów, powinno mieć je w porządku u siebie. Pełną listę obowiązkowych informacji zebraliśmy w tekście o danych firmy na stronie internetowej.

Co wystarczy na początek?

Na start biuru rachunkowemu wystarczy jedna dobrze ułożona strona. Powinna opisywać zakres usług i typowych klientów, zasady wyceny, przejęcie księgowości, sposób przekazywania dokumentów, ubezpieczenie OC i kwalifikacje zespołu. Do tego krótki formularz wyceny i numer telefonu widoczny na każdym ekranie.

Blog o zmianach w podatkach, strefę klienta i osobne podstrony dla branż możesz dodać później, gdy zobaczysz, o co klienci pytają najczęściej. Jeśli obsługujesz głównie firmy, a nie osoby prywatne, przyjrzyj się też układowi, który proponujemy dla stron firm B2B i usług dla biznesu.

Najczęstsze pytania

Czy biuro rachunkowe musi mieć certyfikat księgowy, żeby reklamować swoje usługi?

Nie. Od 10 sierpnia 2014 r. certyfikat księgowy nie jest warunkiem usługowego prowadzenia ksiąg i nie można go już uzyskać. Osoby, które dostały go wcześniej, mogą się nim nadal posługiwać, więc warto go pokazać jako potwierdzenie kwalifikacji.

Czy można napisać „doradztwo podatkowe” w ofercie biura rachunkowego?

Tylko wtedy, gdy usługę świadczy osoba lub podmiot uprawniony w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym, na przykład doradca podatkowy wpisany na listę. Samo prowadzenie ksiąg i przygotowywanie deklaracji nie daje prawa do tego tytułu. Bezpieczniej opisywać usługi jako prowadzenie księgowości i rozliczeń.

Czy na stronie biura rachunkowego warto pokazać ceny?

Tak, przynajmniej ceny wyjściowe dla najczęstszych form rozliczeń albo czynniki, od których zależy wycena. Przedsiębiorca porównuje kilka biur jednocześnie i chętniej pisze tam, gdzie widzi, że cena nie będzie zaskoczeniem. Dokładną kwotę i tak ustalisz po krótkiej rozmowie.

Czy podawać na stronie, że biuro ma ubezpieczenie OC?

Tak, bo to jedna z niewielu informacji, które klient może potraktować jako twardą gwarancję. Ubezpieczenie jest obowiązkowe, ale nie każdy przedsiębiorca o tym wie. Krótkie zdanie z zakresem ochrony, a przy wyższej sumie gwarancyjnej także z jej wysokością, wzmacnia zaufanie bez przesadnych obietnic.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców prowadzących usługowo księgi rachunkowe, Dz.U. 2014 poz. 1616
• Certyfikat księgowy, Ministerstwo Finansów, gov.pl
• Obwieszczenie w sprawie tekstu jednolitego ustawy o rachunkowości, Dz.U. 2026 poz. 522
• Obwieszczenie w sprawie tekstu jednolitego ustawy o doradztwie podatkowym, Dz.U. 2026 poz. 1274
• Komunikat GIIF nr 114 do instytucji obowiązanych, w tym podmiotów usługowo prowadzących księgi rachunkowe, gov.pl

Stan na 6 listopada 2026 r. Ten tekst nie jest poradą prawną ani podatkową. Opis usług i nazwy zawodów warto sprawdzić z prawnikiem lub samorządem zawodowym, jeśli masz wątpliwości.